Action Plan

Created by George Hamilton in Pengembangan Diri 1 Jul 2021

ACTION PLAN

Manfaat Action Plan, Cara Merancang, dan Contohnya

· Untuk menunjang atau menambah semangat akan
produktivitas kerja bisa dengan membuat target yang jelas dan detail.

· Dengan membuat pencatatan atau checklist runutan
kerja dari prioritas hingga turunannya akan lebih efektif menyelesaikannya.

Sahabat_Ok, sudah ada
gambaran apa itu KPI & Action Plan? Berikut bahasan mengenai Action Plan mulai dari pengertian, manfaat, cara merancang hingga
contohnya.

Mengenal Action Plan

Untuk meningkatkan produktivitas kerja, kamu bisa
memanfaatkan action plan yang akan membuatmu lebih fokus ketika harus
mengerjakan semua deadline secara terstruktur.

Namun, apa, sih, pengertian dari action plan itu sendiri?

Action plan adalah sebuah dokumen, catatan, atau
checklist yang menjabarkan tugas-tugas yang perlu kamu selesaikan demi mencapai
target tertentu.

Action plan bisa kamu manfaatkan untuk mengerjakan tugas
harian, mingguan, bahkan bulanan di kantor atau bahkan untuk keperluan
personal. Secara fungsinya, action plan adalah pedoman atau catatan
yang bisa siapapun gunakan dan dalam situasi apa pun. Misalnya, seorang project manager yang ingin merancang dan
menjalankan proyeknya dengan efisien, atau untuk perusahaan yang sedang
merancang strategi untuk mencapai target bisnis.

Salah satu kegunaannya juga untuk menguraikan daftar tugas
atau langkah-langkah yang perlu kamu lakukan untuk mencapai target tertentu
secara efisien.

Caranya dengan membuat timeline untuk setiap langkah dalam
prosesnya. Dengan demikian, kamu bisa menyelesaikan aktivitas atau
setiap tahapan dalam mencapai target dengan urutan yang jelas dan tidak ada
yang terlewatkan. Melalui rencana ini kamu juga bisa melihat tugas mana yang
harus kamu prioritaskan, delegasikan, atau alihkan. Tidak hanya itu, rencana ini juga memudahkan kamu untuk
memantau setiap progress atau perkembangan tugas dalam mencapai target
tersebut.

Manfaat Action Plan

Dari penjelasan di atas, Sobat Sahabat_Ok pasti sudah
mengetahui kebergunaannya untuk membedakan target jangka panjang dan pendeknya. Dengan begitu, kamu akan memiliki orientation goal yang
jelas sehingga langkah-langkah dalam pencapaian target tersebut bisa dengan
mudah kamu lakukan. Nah, berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa kamu
dapatkan.

[Baca Juga: Mengenal Apa Itu Briefing, Tujuan, Manfaat, dan
Cara Melakukannya]

#1 Arah Pekerjaan
Jadi Lebih Jelas

Manfaatnya yang pertama membuat kamu mengetahui apa saja
yang harus kamu lakukan sehingga tidak lagi kebingungan harus mengerjakan tugas
yang mana dahulu. Setelah mengetahui arah pekerjaan yang akan kamu lakukan,
kamu bisa dengan mudah menjabarkan lagi apa yang kamu perlukan untuk
tugas-tugas tersebut. Dengan begitu, pekerjaan akan terselesaikan secara
detail.

#2 Memotivasi Diri
Sendiri

Membuat rencana aksi secara tidak langsung akan membuat kamu
termotivasi untuk menyelesaikan tugas-tugas dengan deadline tertentu. Setelah menyelesaikan satu tugas, kamu dapat memberikan
checklist di dalamnya dan akan kembali merasa excited untuk mengerjakan tugas
lainnya. Cara ini juga akan membuat kamu mengetahui target dan detail
yang harus kamu kerjakan, sehingga timbul rasa puas tersendiri setelah
menyelesaikan tugas.

#3 Memiliki Tracking yang Jelas

Biasanya, ketika kamu hanya mengerjakan tugas lalu beralih
ke tugas selanjutnya tanpa menyimpan riwayat pengerjaan, kamu tidak tahu apa
saja yang bisa dievaluasi. Sebab, mungkin saja terdapat banyak kekurangan dalam
pengerjaan tugas sebelumnya meskipun sudah terselesaikan tepat deadline. Nah, dengan action plan, kamu menjadi lebih tahu
langkah-langkah apa yang perlu kamu lakukan karena telah tertulis secara
spesifik dalam catatan.

[Baca Juga: Kompetensi Adalah Kecakapan Penting, Pelajari
Selengkapnya!]

#4 Mengetahui Tugas Prioritas

Action plan juga bermanfaat untuk memilah dan memilih tugas
mana yang menjadi prioritas untuk kamu kerjakan terlebih dahulu. Sehingga nantinya kamu tidak akan overwhelmed ketika tugas
prioritas sudah mulai mendekati deadline.

#5 Timeline Kerja
Makin Terarah

Manfaat lainnya dapat membantu kamu untuk mencatat dengan
baik mengenai rentang deadline satu tugas ke tugas lainnya. Hal ini juga akan membuat kamu dapat menata timeline
pekerjaan dengan terarah. Jadi, selama kamu bertanggung jawab dengan detail yang kamu
catat, maka kamu tidak akan kesulitan dalam mengerjakan beberapa tugas
sekaligus.

Cara Merancang Action Plan Secara Tepat & Efektif

Selain dapat kamu gunakan sebagai langkah nyata untuk
mencapai target tertentu, cara ini juga dapat menunjang performance kamu di
perusahaan menjadi lebih baik.

Cara merancang action plan secara tepat dan efektif,
adalah sebagai berikut:

#1 Tentukan Target dan Prioritas

Langkah pertama yang perlu kamu lakukan adalah mengetahui
tujuan dari pekerjaan yang akan kamu selesaikan. Tujuan ini merupakan target utama yang perlu kamu pahami dan
proyeksikan di masa depan. Setelah itu, kamu harus memilih pekerjaan yang
menjadi prioritas untuk kamu kerjakan terlebih dahulu. Jika suatu pekerjaan memiliki deadline yang berdekatan, maka
kamu bisa mengajukan untuk meminta ekspansi waktu dengan alasan yang jelas.

#2 Rancang Target Penunjang

Setelah menentukan target utama dan prioritas, kamu juga
perlu merancang target penunjang yang membantu tercapainya target utama. Dalam hal ini, kamu bisa mengidentifikasi kebutuhan yang
dapat menunjang keberhasilan target. Jadi, kamu juga bisa mengetahui apakah kamu membutuhkan
bantuan tim lain atau cukup melakukan riset sendiri.

[Baca Juga: Ketahui Hal-hal yang Bikin Mood Booster Biar
Semangat Terus!]

#3 Tentukan
Deadline Setiap Target

Estimasi penentuan deadline akan sangat berpengaruh pada
kinerja individu dan tim. Apabila deadline target akhir berada di bulan Desember 2023,
maka pencapaian target pertama harus berakhir di kuartal 1 tahun ini. Dengan
demikian, kamu bisa mencapai target kedua di kuartal 2 tahun 2023. Apabila target kuartal ini masih belum spesifik untuk kamu,
maka kamu bisa lebih detail untuk mempunyai target bulanan, mingguan, bahkan
harian.

#4 Memaksimalkan
Sumber Daya

Tidak hanya soal dana, anggota tim juga akan sangat
berpengaruh pada pencapaian target. Terlebih jika kamu bertugas untuk mengelola
proyek yang besar. Maka dari itu, kamu perlu menilai kemampuan dan keterampilan
tim terlebih dahulu sebelum membuat action plan. Selanjutnya, tentukan siapa
yang paling memenuhi syarat untuk melakukan setiap tugas.

Kemudian, tuliskan siapa yang akan bertanggung jawab atas
tujuan dan sumber daya yang dibutuhkan seperti uang, peralatan, dan personel.

[Baca Juga: Produktif Berbeda dengan Sibuk! Ini Pengertian
dan Contohnya]

#5 Visualisasikan
Perkembangan Secara Kontinyu

Kamu bisa menggunakan online platform seperti Google Sheets,
Monday.com, atau Workzone.com yang dapat membantu semua anggota tim mengetahui
perkembangan proyek Kamu juga bisa menggunakan visualisasi perkembangan dengan
diagram atau tabel untuk mempermudah pemantauan. Perlu kamu ingat bahwa progress sebuah proyek tidak selalu
berjalan sesuai rencana, sehingga perlu adanya pemantauan secara kontinu agar
target utama dapat tercapai.

Contoh Template Action Plan

Berikut ini adalah beberapa contoh template yang bisa kamu
jadikan referensi untuk mencapai target atau tujuan tertentu.

#1 Contoh Action
Plan Sederhana

Di bawah ini merupakan contoh untuk rencana personal secara
sederhana.