1. Daftar Isi;

1. Mengenal KPI
2. Manfaat KPI
3. Cara Merancang KPI
4. Contoh Template KPI
5. Rancang KPI mu
6. Mengenal KPI

Apa itu KPI? Bagi kamu yang sudah memiliki cukup banyak pengalaman di dunia kerja, mungkin KPI adalah hal yang sudah cukup dipahami. Namun bagi para karyawan baru, mungkin istilah ini cukup asing dan sukar untuk dipahami. Tak perlu khawatir karena Sahabat_Ok telah menyiapkan penjelasan lengkapnya untukmu.

Yuk, disimak!

Definisi KPI

seorang wanita sedang menunjukkan grafik di laptop

KPI, singkatan dari key performance indicator adalah suatu matriks atau nilai terukur yang berfungsi untuk menunjukkan seberapa efektif perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis utamanya.

Selain itu, kehadiran KPI juga bermanfaat untuk membantu perusahaan merumuskan langkah apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Karena proses perancangan KPI yang tidak mudah, biasanya hanya orang-orang tertentu di dalam perusahaan yang dituntut untuk merancangnya. KPI yang baik adalah yang mampu menjadi arah bagi suatu bisnis untuk mengukur performa selama perusahaan berjalan berdasarkan data yang telah terkumpul.

Contoh data yang dimaksud bisa berupa angka penjualan, engagement, reach, leads, growth, dan lain sebagainya. Fungsi KPI adalah mengukur apakah data-data yang diraih ini sudah sesuai dengan tujuan atau belum.

Seseorang yang menjabat sebagai manager, supervisor, lead, atau posisi strategis lainnya, pemahaman mendalam mengenai KPI adalah hal yang cukup penting. Namun, karyawan baru juga harus tahu pentingnya KPI karena akan sangat mempengaruhi penilaian kinerja ke depannya.

Manfaat KPI, 

KPI adalah alat ukur yang digunakan oleh bisnis untuk mengevaluasi kinerja bisnis tersebut dari waktu ke waktu dan juga perkembangan untuk mencapai target tertentu. Setiap perusahaan menggunakan KPI yang berbeda, tergantung pada tujuan, area bisnis, jenis manajemen, dan faktor lainnya.

• Meningkatkan Produktivitas setiap divisi

• Evaluasi Kinerja yang Lebih Baik

Baca Juga: Strategi Bisnis Untuk Meningkatkan Penjualan Usaha Kecilmu

Setelah memahami apa itu KPI, berikut merupakan fungsi KPI yang perlu kamu ketahui.

1. Sebagai transparansi data

KPI sudah semestinya selalu ditekankan kepada seluruh karyawan secara jelas dan transparan.

Survei yang telah dilakukan oleh Geckoboard mengenai Mushroom Management menunjukkan bahwa ada lebih dari 80% karyawan yang menginginkan adanya transparansi mengenai informasi dan data yang dimiliki. Apabila ada data yang dibuat-buat atau bahkan ditutup-tutupi, bukan tak mungkin hal ini akan memicu konflik atau kebingungan antarkaryawan.

Jangan sampai hal ini menjadi salah satu alasan resign kerja karena kepuasan kerja mereka tak terpenuhi.

2. Mengukur performa

Metode evaluasi kinerja karyawan memang cukup beragam, mulai dari penilaian kedisiplinan dan kualitas kerja.

Akan tetapi, tanpa adanya matriks yang jelas, evaluasi tersebut berpotensi untuk menjadi penilaian subyektif tanpa mengetahui apa yang sebenarnya mereka sudah kontribusikan kepada perusahaan. Di sinilah peran utama KPI menjadi lebih terasa, yaitu sebagai tolok ukur performa setiap karyawan hingga departemen di perusahaan. Apakah performa mereka menuju ke arah yang baik, atau justru sebaliknya?

Dari matriks yang ada, kamu akan lebih mudah memikirkan pemecahan masalah yang harus diambil, entah itu menambah jumlah karyawan, memotong biaya produksi, dan lainnya.

3. Mengasah kemampuan

Sebagai seorang profesional, idealnya kemampuanmu bisa berkembang seiring berjalannya waktu dan tidak stagnan.

Perusahaan tidak hanya berfungsi sebagai sumber pencaharian, tetapi juga tempat untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan. Hal ini hanya bisa dicapai ketika ada pendorong kuat untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan tersebut, salah satunya adalah target pencapaian kerja. Apabila tidak ada KPI, dorongan tersebut akan hilang dan karyawan cenderung tidak berkembang.

4. Sumber penyemangat

Serupa dengan poin nomor 3, KPI juga bisa berfungsi sebagai sumber penyemangat tim dan individu di tempat kerja.

PERFORMA DI TEMPAT KERJA PASTI AKAN MENGALAMI NAIK TURUN. KPI HADIR SEBAGAI PENGINGAT UNTUK TERUS BEKERJA KERAS DAN MEMPERTAHANKAN KINERJA YANG BAIK.

Hal ini terjadi karena tentu ada konsekuensi apabila KPI tersebut tidak tercapai.

Cara Merancang KPI, Fungsi KPI

menyusun target kpi [ KPI = SMART ]

Key Performance Indicator = Specific, Measurable, Achieveable, Relevant, Time

1. Specific: Tertuju, Berbobot

Pertama-tama, KPI karyawan haruslah spesifik, fokus, dan detail terhadap tujuan yang menjadi indikator di dalamnya. Misalnya saja di bidang digital marketing, di mana satu iklan ditarget mampu mendapatkan impresi sejumlah minimal 200.000 views dan 10% conversion. 

2. Measurable: Dapat Terukur

Kedua, KPI harus dapat diukur dengan baik dari segi kualitas dan kuantitas. Target yang harus dicapai oleh karyawan haruslah jelas ukurannya, sehingga dapat dipahami dan diupayakan pencapaiannya. 

3. Achieveable: Dapat Dicapai

Ketiga, target yang ditetapkan dalam KPI haruslah potensial untuk dicapai. Meskipun bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan, namun target KPI haruslah masuk akal dan bukan ambisi tanpa potensi yang terkalkulasi sehingga hanya membebani karyawan. 

4. Relevant: Memiliki Hubungan atau Kaitan (Sesuai dengan tujuan usaha)

Keempat, target yang ditetapkan haruslah memiliki hubungan dengan tujuan perusahaan. Jika sarana dan prasarana tidak mendukung, maka penilaian terhadap karyawan berpotensi tidak berjalan baik. Contohnya, untuk menilai kedisiplinan presensi karyawan diperlukan perangkat yang dapat mencatat presensi tersebut. 

5. Time: Terikat dengan Waktu (memiliki waktu capaian)

Terakhir, KPI harus memiliki batas waktu yang ditetapkan agar penilaian yang dilakukan menjadi relevan. Jangka waktu ini dapat ditentukan menjadi hitungan minggu, bulan, atau bahkan kuartal tergantung dari perhitungan yang telah dilakukan. Penilaian kemudian harus dilakukan secara konsisten agar perkembangannya dapat dibandingkan dari waktu ke waktu.

Jenis-Jenis dan Contoh KPI, 

Apakah kamu sudah semakin paham mengenai apa itu KPI?

Supaya semakin terbayang apa yang dimaksud dengan KPI, simak jenis-jenis dan contohnya berikut ini.

1. Finansial

Dalam dunia bisnis, kondisi finansial merupakan bagian utama yang dapat membuat bisnis terlihat berkembang atau sedang menurun. Oleh sebab itu, jenis KPI pertama yang perlu kamu ketahui adalah KPI finansial. Segala hal yang dipegang oleh departemen keuangan seperti arus kas, hutang, penghasilan bersih, pendapatan, pengeluaran, biaya operasional dan lainnya wajib dimonitor dari waktu ke waktu.

Tanpa adanya dokumentasi ini, kamu akan selalu merasa kesulitan dalam mengambil keputusan apakah aktivitas bisnis selama periode tertentu ini memberikan hasil positif atau negatif.

Contoh KPI finansial di antaranya adalah memperbaiki quick ratio hingga 50% pada Desember 2022, atau meningkatkan ROI hingga 30% pada Desember 2022.

2. Operasional

KPI yang satu ini berfungsi untuk mengukur bagaimana seluruh karyawan memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Uniknya, berbeda jenis bisnis, maka pengukuran KPI-nya juga akan sedikit berbeda. Contoh KPI operasional di antaranya adalah:

Bisnis jasa online: mengoptimalkan automasi customer service untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Bisnis online shop: efisiensi sistem pengiriman barang untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

3. Pertumbuhan

KPI tentu dapat digunakan untuk mengukur kemajuan bisnis, salah satunya melalui jenis KPI pertumbuhan (growth).

Jenis KPI yang satu ini tentu beragam contohnya, mulai dari jumlah pengunjung, leads, pelanggan, hingga jumlah rekan perusahaan. Khusus untuk KPI yang satu ini, kamu tidak bisa menugaskannya kepada salah satu departemen saja. Diperlukan kontributor dari beberapa departemen dalam bisnis untuk menghasilkan matriks dan data.

Contohnya, jika kamu ingin melihat jumlah pengunjung website dan leads, maka departemen yang kemungkinan terlibat adalah marketing. Untuk monitoring jumlah pelanggan dan jumlah rekan perusahaan, kamu dapat mengeceknya bersama departemen sales dan business development.

Baca Juga: 7 Persiapan Penting sebelum Menjalani Performance Review

Cara Membuat KPI yang Efektif bagi Bisnis Kecil

• • Revenue growth rate – Mengukur seberapa cepat total pendapatan meningkat seiring waktu. Targetkan pertumbuhan 10-20% dari tahun ke tahun.
• • Customer acquisition cost – Menghitung biaya rata-rata untuk mendapatkan pelanggan baru. Lebih rendah lebih baik.
• • Customer lifetime value – Memperkirakan pendapatan yang dihasilkan per pelanggan di seluruh hubungan. Ingin ini melebihi biaya akuisisi.
• • Cash flow – Melacak jumlah uang tunai yang masuk dan keluar dari bisnis. Arus kas positif sangat penting untuk kesuksesan usaha kecil.
• • Customer retention rate – Mengukur persentase pelanggan yang dipertahankan selama periode waktu tertentu. 80%+ adalah target yang bagus.
• • Net promoter score – Mengukur kepuasan dan loyalitas pelanggan pada skala 1-10. 50+ dianggap “luar biasa”.

perbedaan OKR dan KPI

Meskipun pada ulasan di atas sudah ada penjelasan mengenai apa itu KPI, mungkin kamu masih bingung mengenai bagaimana cara menentukannya.

Metrics yang dapat kamu tentukan tidak harus selalu berpatokan pada pencapaian periode sebelumnya. Fokuslah pada apa yang paling penting yang perlu dicapai dalam bisnismu saat ini. Jadi, jangan lupa atur prioritas dengan tepat.

Berikut ini beberapa kriteria yang akan membantumu untuk menentukan KPI yang efektif.

Contoh tersebut dapat kamu lihat pada gambar di bawah ini.

contoh kpi karyawan digital marketing

Seperti yang dilihat pada contoh di atas, semua KPI-nya terukur dan ada deadline masing-masing. Jadi, kinerja tiap karyawan atau departemen tidak akan berada di grey area atau sulit untuk dikategorikan. Kategorinya hanya ada dua; berhasil dan tidak berhasil mencapai target.

Sebagai pemimpin yang baik, kamu harus memiliki kemampuan untuk menerjemahkan tujuan perusahaan pada masing-masing departemen ke dalam tugas yang mudah dipahami oleh seluruh karyawan.

Demikian pembahasan Sahabat_Ok mengenai apa itu KPI, fungsi, serta cara menentukannya.

Tanpa KPI yang jelas, departemenmu hanya akan terlihat seperti kelompok berisikan orang-orang yang sedang mengerjakan rutinitas sehari-hari tanpa mengerti apa yang sebenarnya sedang mereka gapai.